Fase 4: de aanbesteding en de bestelbon

niet importeren

In deze fase kiest u wie uw droom uiteindelijk vorm zal geven.

In deze fase vergelijkt u de offertes van de verschillende aannemers en kiest u wie uw droom uiteindelijk vorm zal geven. Dit is een doorslaggevende fase in de concretisering van uw plannen.

In dit stadium moet u in principe de stedenbouwkundige vergunning voor de realisatie van uw project op zak hebben. Aan de hand van het lastenboek en de uitvoeringsplannen heeft een aantal aannemers u een offerte bezorgd. Aan u om die te analyseren en te bepalen met wie u in zee wil gaan.

Twee specialisten geven advies:

– Dhr. Haunney, financieel adviseur;

– Mevr. Skhief, architecte en stedenbouwkundige.

Meestal zorgt uw architect voor de afwikkeling van de aanbesteding. Hij heeft daar heel wat ervaring mee. Een systematische analyse van de offertes helpt om valkuilen te omzeilen en voorkomt latere problemen. Wenst u toch zélf die knopen door te hakken, onderteken dan niets zonder voorafgaand overleg met uw architect.

Anders verliest u misschien wel alle contractuele, en in het bijzonder de budgettaire waarborgen die in het lastenboek werden ingebouwd. Maak voor uzelf uit of het geld dat u uitspaart door geen architect in te schakelen, daartegen opweegt.

Hoe kiest u het best de aannemers bij wie u een offerte wil aanvragen?

Dhr. Haunney: Drie offertes is een minimum om afdoend te kunnen vergelijken. Maar het komt wel vaker voor dat aannemers niet eens een offerte indienen, en dus kunt u er maar beter vier contacteren. Neem hoe dan ook vooraf contact met hen op om na te gaan of uw project hen wel degelijk interesseert en of ze daadwerkelijk van plan zijn een offerte op te stellen.

Mevr. Skhief: Ik vraag meestal aan de bouwheer zelf om mij de coördinaten door te geven van twee aannemers die hij kent. Ik controleer hun knowhow en hun beschikbaarheid, en voeg vanuit mijn ervaring twee andere firma’s aan die lijst toe. Het gaat om vakmensen van wie ik weet dat ze betrouwbaar zijn en hun beroep ernstig nemen. Op die manier ontvangen we wellicht drie of vier offertes: de ideale basis voor een vergelijking.

En wat nadat de aanvragen tot offerte verzonden zijn?

Mevr. Skhief: Op dat moment kunt u helaas niet veel méér doen dan geduld uitoefenen. Bel hen gerust eens op, maar overdrijf hierin niet! U heeft het recht te weten in welke mate uw dossier al door een aannemer werd bestudeerd. Ga in de eerste plaats na of hij alle informatie wel degelijk heeft ontvangen. Een telefoontje enkele dagen vóór het verstrijken van de termijn voor de indiening van de offertes, kan nuttig zijn. Zet de betrokkenen echter niet té veel onder druk.

Aan de hand van welke criteria in de offertes maakt u een definitieve keuze?

Dhr. Haunney: Vóór u tot een beslissing overgaat, moet u zeker nagaan of de offertes voldoen aan het lastenboek. Het gaat niet enkel om een rekenkundige controle (foutieve berekening, vergetelheid, …) maar u checkt ook beter de kwaliteit. Beantwoorden de voorgestelde materialen aan de specificaties in het lastenboek? Om die controle te vergemakkelijken, kunt u de aannemers vragen om hun offerte op te stellen aan de hand van de prijslijst in het lastenboek. Soms moet u daarop aandringen, maar als ze die flexibiliteit kunnen opbrengen, bewijst dit meteen ook hun beroepsernst.

Mevr. Skhief: Wie renoveert, mag nooit offertes aanvaarden van aannemers die vooraf nooit een bezoek aan de locatie hebben gebracht! Wie de kostprijs van dergelijke werken correct wil kunnen inschatten, moet vertrouwd zijn met het pand in kwestie. Geen enkele ‘ernstige’ firma waagt zich daaraan zonder een bezoek ter plaatse in het gezelschap van de architect en/of de bouwheer.

Dhr. Haunney: Het gebeurt dat een aannemer voor bepaalde posten geen prijs opgeeft. Ga in dat geval uit van het gemiddelde in de andere offertes als u tot een volwaardige vergelijking wil komen.
Mevr. Skhief: Nadat u de vergelijking heeft gemaakt, is de tijd rijp om de aannemer met wie u wil samenwerken, te ontmoeten. Maar let op: indien zijn prijzen u abnormaal laag of hoog lijken (vanaf 15 % minder of meer dan het gemiddelde van de andere offertes), moet u absoluut trachten te achterhalen hoe die prijsverschillen te verklaren zijn en of u de betrokken offerte wel ernstig mag nemen. Gaat het om een vergissing, dan kunt u het maar beter eens worden over een aanpassing van de abnormale prijzen vóór u een contract ondertekent. U kunt ook de eventuele sociale en fiscale schulden van de aannemer nagaan zodat u zeker bent van diens solvabiliteit en financiële stabiliteit (lees in dit verband ook het artikel over de inhoudingsplicht in Ik ga Bouwen nr. 319 van april 2009). Maak uw definitieve keuze pas na overleg met uw architect. Vraag aan de aannemer eventueel ook enkele referenties en neem contact op met enkele van zijn klanten om naar hun ervaringen te peilen.

Welke documenten moeten worden ondertekend?

Dhr. Haunney: U hoeft enkel nog de bestelbon van de betrokken aannemer te ondertekenen. Uw architect zal u die bestelbon bezorgen. Onderteken nooit een bestelbon die niet door uw architect werd opgesteld! De bestelbons van bouwfirma’s kunnen immers clausules bevatten die ingaan tegen het lastenboek, en die kunnen u wel eens in een lastig parket brengen.

Mevr. Skhief: De bestelbon met bijlagen wordt door beide partijen ondertekend. Het gaat om een offerte van de aannemer, de werfplannen, het lastenboek en alle andere doorgenomen documenten die op het project betrekking hebben (uitvoeringsdetails, ingenieursstudies, …). Als het lastenboek niet te omvangrijk is, parafeert u bij voorkeur elke bladzijde. Dit vraagt slechts enkele minuten van uw tijd maar u vermijdt daardoor wel tijdens de werken de vele discussies over elementen waarvan de aannemer wel degelijk op de hoogte bleek te zijn toen hij zijn offerte indiende.

Nu bent u klaar voor de werf! U staat aan de vooravond van een jaar of twee vol overpeinzingen en administratieve beslommeringen.

Cédric Bourgois

Niet gevonden wat je zocht?

Probeer het nogmaals in onze zoekmachine.

Gerelateerde artikels